그렇게 답하기는 어려움. 지방자치단체는 위탁금을 교부한 기관이므로, 그 집행이 적정하였는지에 관하여 설명할 책임이 남아 있음. 서류를 상대가 가져갔다는 사정은 확인이 어려워진 이유일 뿐 확인하지 아니해도 되는 근거가 아님.
「국세기본법」 제85조의3제2항이 장부와 증거서류를 5년간 보존하도록 하고 있고, 협약에도 대체로 보관과 제출 의무가 들어 있음. 곧 「없다」는 답을 그대로 받아들이기 전에 그 의무를 근거로 다시 요구할 수 있음.
협약의 보관·제출 의무
대체 자료의 범위
책임의 존속
감사에서 묻는 것은 「서류가 어디 있는가」가 아니라 「그 돈이 제대로 쓰였는가」임. 서류는 그것을 확인하는 수단이므로, 수단이 없어졌다고 하여 물음이 사라지지 아니함.
| 주체 | 지는 책임 | 근거 |
|---|---|---|
| 수탁기관 | 증빙의 작성·보관과 제출 | 국세기본법, 협약 |
| 지방자치단체 | 교부·정산과 사후 확인 | 협약, 정산 지침 |
| 담당 부서 | 확인 노력과 그 기록 | 감사에서 묻는 지점 |
셋째 줄이 실무의 핵심임. 확인하지 못하였다는 사실 자체보다 확인하려 무엇을 하였는지가 평가의 대상이 됨. 아무것도 하지 아니한 채 「없다」고만 답하면 그 점이 지적됨.
다시 요구할 근거
「국세기본법」 제85조의3(장부 등의 비치와 보존) (2025. 3. 14. 시행) - 발췌
① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.
② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래의 경우 7년간) 보존하여야 한다.
③ 납세자는 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 정보보존 장치에 보존하여야 한다.
제2항의 5년이 아직 지나지 아니하였다면 보존 의무가 살아 있는 상태임. 이 점을 알리며 다시 확인을 요청하면 나오는 경우가 있음.
제3항도 실마리가 됨. 전산으로 관리하던 자료는 종이를 버렸더라도 회계 프로그램이나 저장 장치에 남아 있을 수 있으므로, 「종이 서류」와 「자료」를 나누어 물어보는 것이 도움이 됨.
협약에 보관 기간과 제출 의무가 있다면 그것이 더 직접적인 근거임. 계약이 끝났다고 하여 협약상의 사후 의무까지 소멸하는 것은 아님.
대체 자료의 확보
원본이 없더라도 같은 사실을 보여 주는 자료가 여러 곳에 남아 있음. 이를 모으면 상당 부분을 확인할 수 있음.
| 자료 | 있는 곳 | 확인되는 것 |
|---|---|---|
| 정산보고서와 집행내역 | 지방자치단체 | 비목별 집행 금액 |
| 통장 거래 내역 | 인계받은 통장, 은행 | 실제 지급의 상대방과 금액 |
| 전자세금계산서 | 국세청 조회 | 거래 상대방과 공급가액 |
| 4대 보험 자료 | 공단 | 인건비의 실재 |
| 원천징수 자료 | 국세청 | 같음 |
| 거래처의 자료 | 공급업체 | 개별 거래의 확인 |
둘째 줄과 셋째 줄이 함께 있으면 대부분의 지출이 대조됨. 통장에서 나간 돈과 세금계산서가 맞물리면 영수증이 없어도 거래 사실이 확인되기 때문임.
다만 세 번째 이후의 자료는 수탁기관을 통하여 받아야 하는 것이 많음. 협약의 협조 의무를 근거로 요청하고, 응하지 아니하면 그 사실을 기록하여야 함.
기록의 정리
확인의 결과가 완전하지 아니하더라도 그 과정을 문서로 남기면 설명이 됨. 감사에서 요구하는 것도 대체로 그것임.
| 항목 | 내용 | 효과 |
|---|---|---|
| 경위 | 언제 어떻게 없어졌다고 답하였는지 | 사실의 확정 |
| 요청 이력 | 공문으로 몇 차례 요구하였는지 | 노력의 증명 |
| 확보 자료 | 대체 자료의 목록과 범위 | 확인된 범위 |
| 확인 결과 | 대조 결과와 남은 의문 | 판단의 근거 |
| 후속 조치 | 반납 요구, 협약 보완 | 재발의 방지 |
넷째 줄에서 확인되지 아니한 금액이 남으면 처리 방향을 정하여야 함. 협약에 증빙이 없는 집행은 인정하지 아니한다는 조항이 있으면 그 금액의 반납을 요구할 근거가 됨.
둘째 줄의 공문 이력이 특히 중요함. 전화로만 확인하였다면 아무 기록이 남지 아니하므로, 지금이라도 공문으로 요구하고 회신을 받아 두는 것이 좋음.
실무 확인사항
| 순서 | 확인 항목 | 보는 곳 |
|---|---|---|
| 1 | 파기 사실을 공문으로 확인하였는가 | 요구 공문과 회신 |
| 2 | 세법상 보존 기간이 남아 있는가 | 국세기본법 제85조의3제2항 |
| 3 | 전산 자료가 남아 있는지 물었는가 | 같은 조 제3항 |
| 4 | 협약의 보관·협조 의무가 있는가 | 협약서의 사후 조항 |
| 5 | 통장과 전자세금계산서를 대조하였는가 | 지급의 실재 확인 |
| 6 | 인건비를 보험·원천징수 자료로 확인하였는가 | 공단·국세청 자료 |
| 7 | 확인되지 아니한 금액의 처리를 정하였는가 | 협약의 불인정 조항 |
| 8 | 경과를 문서로 정리하였는가 | 확인 조서 |
근거 · 「국세기본법」 제85조의3(2025. 3. 14. 시행), 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조(2024. 5. 17. 시행). 수탁기관의 증빙 보관과 제출 의무는 협약과 정산 지침이 정하므로 그 문언을 먼저 확인하여야 하며, 확인되지 아니한 금액의 처리도 협약이 정하는 바에 따름. 이 글의 게시 시점에 시행 중이던 조문을 인용한 것임.
인용한 조문은 법령에 있는 것을 옮긴 것이며, 「책임의 소재」·「확보할 수 있는 자료」·「정리할 기록」과 「검토 순서」는 연구소가 정리한 것입니다.
이 글은 특정 사안에 관한 일반적인 답변입니다. 민간위탁은 지방자치단체마다 근거 조례가 다르고, 같은 사무라도 협약서에 어떻게 적혀 있는지에 따라 결론이 달라질 수 있습니다. 여기의 내용을 그대로 개별 사안에 적용하기 전에 반드시 해당 지방자치단체의 조례와 협약서를 확인하시기 바랍니다.
