두 가지를 구분하여야 함. 적격증빙을 갖추는 것은 세법이 법인에 지운 의무이고(「법인세법」 제116조제2항), 위탁금 정산에서 무엇을 제출받을지는 협약이 정하는 문제임. 앞의 것은 위탁 여부와 무관하게 지켜야 하고, 뒤의 것은 협약을 검토하여야 함.
비율로 편성했다면 정산에서 볼 것은 개별 영수증이 아니라 배분의 근거인 경우가 많음. 일반관리비는 법인 전체 비용 중 이 사무의 몫이라, 영수증 한 장이 온전히 이 사무의 것이 아니기 때문임. 협약에 무엇을 받을지 적어 두는 것이 해법임.
협약의 정산 규정
실비정산인가 정률인가
적격증빙의 근거
「법인세법」 제116조(지출증명서류의 수취 및 보관) (2024. 1. 1. 시행)
① 법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 … 5년간 보관하여야 한다.
② … 법인이 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다. …
1. 신용카드 매출전표 2. 현금영수증
3. 「부가가치세법」 제32조에 따른 세금계산서 4. … 계산서
흔히 말하는 「적격증빙」이 이 네 가지임. 그리고 이것은 법인이 자기 회계를 위해 지켜야 하는 의무임. 위탁금이든 자체 사업비든 마찬가지이고, 위탁기관이 요구해서 생기는 의무가 아님.
그러므로 질문을 이렇게 바꿔야 정확해짐 - 「적격증빙을 갖춰야 하는가」가 아니라 「정산 때 그것을 제출받을 것인가」임. 앞의 것은 어차피 갖추어야 하고, 뒤의 것이 협약의 문제임.
비율로 편성한 것의 성질
일반관리비를 비율로 정하는 이유는 그것이 배분액이기 때문임. 법인 본부의 임차료·통신비·회계 인력 비용은 여러 사업에 걸쳐 발생하므로, 이 사무의 몫이 얼마인지를 나누는 문제가 됨.
| 편성 방식 | 받을 자료 | 보는 것 |
|---|---|---|
| 실비정산 | 개별 지출의 적격증빙 + 귀속 근거 | 실제로 썼는지, 이 사무의 것인지 |
| 정률 확정 | 배분 산출내역, 법인 결산서 | 율의 근거와 배분 방법이 합리적인지 |
| 혼합 (일부는 실비, 일부는 정률) |
항목별로 갈라 제출 | 어느 항목이 어느 쪽인지 협약에 명시 |
정률로 정해 놓고 개별 영수증을 다 요구하면 앞뒤가 맞지 않음. 영수증을 다 볼 것이라면 애초에 실비정산으로 편성했어야 함. 반대로 정률이니 아무것도 안 본다는 것도 지나침 - 배분이 터무니없으면 그것은 확인해야 할 사항임.
배분 방법으로 흔히 쓰이는 것은 사업비 비율·인원 비율·면적 비율임. 어느 것을 쓰든 해마다 같은 방법을 쓰는지가 중요함. 방법을 매년 바꾸면 유리한 쪽으로 골랐다는 의심이 생김.
지침이 적격증빙을 요구하는 경우
지방자치단체가 지침이나 협약으로 적격증빙 제출을 요구하는 경우가 있음. 그때는 그에 따라야 함. 다만 요구하는 쪽도 무엇을 볼지 정해 두어야 함.
| 항목 | 정해 둘 것 |
|---|---|
| 대상 금액 | 건당 얼마 이상을 볼 것인지. 모든 건을 보면 실무가 마비됨 |
| 제출 방식 | 원본인지 사본인지, 목록만인지 |
| 배분 대상 지출 | 증빙에 더해 배분 근거를 함께 낼 것 |
| 적격증빙이 없는 지출 | 간이영수증만 있는 소액 지출의 처리 |
| 보관 책임 | 세법상 5년 보관 의무는 수탁기관에 있음 |
마지막 줄을 협약에 적어 두면 나중에 편함. 위탁이 끝난 뒤에 감사나 조사가 있을 때 증빙이 어디 있는지가 문제됨. 수탁기관이 보관한다는 것과 요구하면 제출한다는 것을 협약에 적어 두면 그때 다투지 않음.
실무 확인사항
| 순서 | 확인할 것 | 보는 곳 |
|---|---|---|
| 1 | 일반관리비가 실비정산인가 정률인가 | 협약과 산출내역 |
| 2 | 협약·지침이 제출 자료를 정했는가 | 정해져 있으면 그대로 |
| 3 | 정률이라면 배분 방법이 무엇인가 | 사업비·인원·면적 비율 등 |
| 4 | 배분 방법이 해마다 같은가 | 바뀌었으면 이유를 확인 |
| 5 | 증빙을 요구한다면 대상 금액을 정했는가 | 모든 건은 무리임 |
| 6 | 보관 책임을 협약에 적었는가 | 세법상 5년 |
| 7 | 다음 협약에 이 내용을 반영할 것인가 | 이번에 정한 것을 문서로 남김 |
협약에 아무 말이 없어 다투고 있다면, 이번 정산은 합리적인 선에서 정리하고 다음 협약에 반영하는 것이 현실적임. 없던 기준을 소급해 적용하면 수탁기관이 준비할 수 없었던 것을 문제 삼는 셈이 됨.
근거 · 「법인세법」 제116조(2024. 1. 1. 시행). 위탁금 정산에서 제출받을 자료와 일반관리비의 정산 방법은 법령에 정해진 것이 없고 개별 지방자치단체의 조례·지침과 협약서가 정함. 이 글의 게시 시점에 시행 중이던 조문을 인용한 것임.
인용한 조문은 법령에 있는 것을 옮긴 것이며, 「무엇을 제출받는 것이 자연스러운가」·「증빙 요구 시 함께 정할 사항」과 「검토 순서」는 연구소가 정리한 것입니다.
이 글은 특정 사안에 관한 일반적인 답변입니다. 민간위탁은 지방자치단체마다 근거 조례가 다르고, 같은 사무라도 협약서에 어떻게 적혀 있는지에 따라 결론이 달라질 수 있습니다. 여기의 내용을 그대로 개별 사안에 적용하기 전에 반드시 해당 지방자치단체의 조례와 협약서를 확인하시기 바랍니다.
