[정산·환수] 정산서류는 원본으로 받는가 사본으로 받는가

원본을 가져가면 이 다섯 가지가 모두 곤란해짐. 그래서 실무의 일반적인 모습은 원본은 수탁기관이 보관하고 지방자치단체는 사본으로 확인하는 것임. 원본 제출을 요구하는 지방자치단체가 있다면 그 근거를 확인해 볼 만함.

다섯째 줄을 쓰면 확인의 실효가 크게 오름. 사본을 다 받아 쌓아 두기보다 몇 건을 골라 현장에서 원본과 대조하는 편이 오류와 허위를 잡아내는 데 낫고, 사무의 부담도 적음. 표본의 기준을 협약이나 내부 지침에 적어 두면 됨.

첫째 줄만은 원본으로 받는 것이 맞음. 정산 총괄표는 수탁기관이 그 내용을 책임진다는 문서이므로 서명·날인이 있는 원본이어야 함. 그 밖의 자료는 그 총괄표를 뒷받침하는 것이므로 사본으로 충분함.

다섯째 줄을 정해 두지 않으면 위탁이 끝날 때 서류가 흩어짐. 원본을 수탁기관이 보관하는 구조에서는 그 기관이 바뀌면 서류의 소재가 문제가 되므로, 「위탁 종료 시 정산 관련 서류를 지방자치단체에 인계한다」는 취지를 적어 두는 편이 낫음.